+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как хранить личные дела уволенных сотрудников

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Как хранить личные дела уволенных сотрудников

Личные дела работающих сотрудников, как правило, хранятся в отделе кадров предприятия. Вместе с тем, в архиве предприятия остаются и личные дела уже уволенных сотрудников. Как правильно должна происходить архивация личных дел уволенных сотрудников, и где они должны храниться? В ней указывается перечень документов, входящих в дело, регистрируются новые документы и вносятся сведения об изъятии текущих. Все документы в личном деле подшиваются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением, а последним документом является приказ об увольнении работника. Личные дела уволенных сотрудников подлежат архивации и хранятся в специальных архивах отдела кадров на предприятии.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Долгосрочное Хранение в архиве документов, мой пример архивации личных дел

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личные дела уволенных сотрудников

Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения. После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии.

Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте.

Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Обратить внимание. Требования к оформлению личных и других дел, касающихся кадровых вопросов. Все дела по кадровым вопросам со времени создания и ко времени передачи их в архив предприятия хранятся по месту формирования в соответствующих структурных подразделениях предприятия согласно номенклатуре дел.

Так, расчетно-платежные ведомости лицевые счета по заработной плате работников хранят в финансовой службе бухгалтерии предприятия. Оформление дел по кадровым вопросам возлагается на работников кадровой службы при методической помощи работников архива предприятия.

Оформление дела предусматривает:. Отметим, что с целью обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов по делу все его листы, кроме листов внутренней описи и удостоверяющей надписи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумеровщиком.

Листы внутренней описи документов дела нумеруют отдельно. Применять чернила, пасту или цветные карандаши для нумерации листов дела запрещено. При этом листы дел в каждом томе части следует нумеровать отдельно.

При наличии иллюстративных документов, в частности фотографий, которые являются отдельными листами дела, их нумеруют на обратной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дела конверты с заключениями нумеруются валовой нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в нем. Подшитые в дела документы с собственной нумерацией листов хранят такую нумерацию, только если она соответствует последовательности расположения листов по делу.

Если есть много ошибок в нумерации листов дела, допущенных работником кадровой службы при формировании дела, их перенумеровывают при подготовке к передаче в архив предприятия. При этом старые номера зачеркивают одной черточкой наискосок и рядом ставят новый номер листа. Внутреннюю опись составляют на отдельном листе по форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их регистрационные индексы, даты, заголовки и номера листов, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи обязательно делают итоговую запись, в которой цифрами и буквами приводят количество документов, которые включены в опись, и количество листов внутренней описи. Внутреннюю опись должен подписать ее составитель. С целью учета количества листов по делу и фиксации особенностей их нумерации составляют удостоверяющую надпись дела.

Удостоверяющую надпись оформляют на отдельном листе, который размещают в конце дела. Удостоверяющую надпись подписывает лицо, которое его составило. В случае большого объема перенумерации листов по делу в конце его составляют новую удостоверяющую надпись. Старую удостоверяющую надпись зачеркивают, однако она хранится по делу постоянно. Дела по кадровым вопросам следует оправлять в твердую обложку.

Во время оправки или подшивки документов дела не позволяется касаться их текста. Если же текст документов напечатан слишком близко к левому краю листов, нужно нарастить корешки документов бумагой того же качества, что и носители текста документов.

Перед передачей дел в архив предприятия должно быть внимательно проверено соответствие заголовков дел на обложках содержания подшитых документов. На обложках дел обязательно проставляют даты документов, помещенных в каждое дело. Если же дело состоит из нескольких томов частей , на каждом из них проставляют крайние даты документов. Желательно отмечать точные календарные даты, т. При этом число и год следует помечать арабскими цифрами, а название месяца писать словами.

На обложке дела указывают его номер по описи, а также, по согласованию с архивом предприятия, — номер описи и номер архивного фонда, в котором в дальнейшем будет храниться это дело. В случае изменения наименования предприятия или его структурного подразделения за период работы должностного лица, в течение которого отложили документы в его личном деле, на обложке дела указывают новое наименование предприятия структурного подразделения , а предыдущее берут в скобки.

Порядок передачи личных и других дел, касающихся кадровых вопросов, в архив. Описи дел как предприятия в целом для предприятий с централизованным формированием и хранением дел , так и для каждого структурного подразделения отдельно для крупных предприятий со сложной структурой составляют по установленной Правилами работы архивных подразделений форме. Описи дел ведут в течение нескольких лет с единой сплошной нумерацией дел. Дела каждого года составляют годовой раздел описи.

В конце описи делают итоговую запись с указанием цифрами и буквами количества дел, которые значатся по описи, первого и последнего номеров дел по описи, а также обусловливают особенности нумерации дел в описи литерные и пропущенные номера дел. В годовой раздел описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года. Опись дел структурного подразделения подписывает составитель с указанием должности, согласовывает с руководителем делопроизводственной службы и утверждает руководитель структурного подразделения.

Эта опись должна быть составлена в двух экземплярах, первый из которых передают вместе с делами в архив предприятия, а второй оставляют как контрольный экземпляр в структурном подразделении. Принимает каждое дело работник архива предприятия в присутствии должностного лица, которое сдает документы. При этом в каждом экземпляре описи дел проставляют отметки о приеме того или иного дела.

В конце каждого экземпляра описи цифрами и буквами проставляют отметки о фактическом количестве дел, которые передают в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел, а также подписи лиц, которые сдавали и принимали дела. Дела в архив должны доставлять работники структурных подразделений, а не работники архива предприятия. Требования к оформлению годового раздела описи дел по кадровым вопросам. В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составляют годовые разделы сводных описей дел всего предприятия.

Заголовки дел в описи следует систематизировать по номинальному признаку в такой последовательности:. Личные дела и лицевые счета должны быть внесены в опись по году увольнения работника и систематизированы по алфавиту фамилий уволенных граждан. Состав документов личного дела Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии.

Оформление дела предусматривает: нумерацию листов по делу; составление внутренней описи документов дела и удостоверяющей надписи дела; подшивку или оправку дела; оформление обложки титульного листа дела.

Обложки дел оформляют по установленной Правилами работы архивных подразделений форме. Надписи на обложках дел следует делать четко светостойкими чернилами или пастой. Также полностью следует воспроизводить заголовок на каждом новом листе описи; дела по кадровым вопросам вносят в опись по алфавиту, тематике, хронологии.

Требования к оформлению годового раздела описи дел по кадровым вопросам В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составляют годовые разделы сводных описей дел всего предприятия.

Размещение рекламы на портале. Добро пожаловать. Мониторинг законодательства. Библиотека статей. Поиск и отбор персонала. Обучение и развитие персонала. Мотивация персонала. Адаптация персонала. Корпоративная культура. Практическая психология. Инструменты HR-менеджера. Управление компанией. Технологии управления. Профессиональная классификация. Безопасность компании. Трудовое законодательство. Практика кадровика. Нормативная база. Образцы документов. Книжная полка. Кто есть кто.

Алфавитный указатель. Тематический указатель. Размещение рекламы. Наши партнеры. Новые материалы. Упражнения, которые улучшат вашу память.

Подписаться на рассылку. Календарь событий. Ноябрь Все события. Источник: HR-Лига. Отправить другу Версия для печати. Штатний розпис: розроблення, форма, поради, приклади. Нюансы расчета зарплаты в примерах.

Издания для профессионалов. Свежий номер О журнале Архив журнала Подписаться Форум эйчаров. Купить систему Получить демодоступ.

Хранение личных дел уволенных сотрудников

Персональные данные: изменения — Реестр операторов персональных данных. Изменение персональных данных.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

На работодателя российское законодательство возлагает ряд дополнительных обязанностей, одной из которых является хранение личных дел уволенных сотрудников. При этом касательно личных дел уволенных работников могут устанавливаться различные принципы и условия хранения в зависимости от конкретного статуса работодателя. Каждому кадровому специалисту следует знать, как должны храниться указанные документы и как должен быть обустроен для них архив. Оглавление: 1. Личное дело уволенного работника — что это, правовое регулирование 2.

Как происходит хранение личных дел сотрудников. Образцы документов

Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения. После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Обратить внимание.

Как организовать хранение личных дел сотрудников

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений. Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения. Личное дело ЛД — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой служебной деятельности и стаже. В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников.

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов.

.

Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?

.

Сроки хранения личных дел уволенных работников

.

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть.

.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

.

.

.

.

.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. pinmeretem1982

    Форма поиска

  2. alinelme1985

    Хранение личных дел уволенных работников: как формируется дело, сроки хранения

© 2020 plotnikovandrey.ru