+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область

Как организовать электронный обмен документов с контрагентами

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Как организовать электронный обмен документов с контрагентами

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале. Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Контур Диадок. Электронный документооборот. Личный кабинет

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще труднее понять, как все это работает. Как начать обмен? Как работать с электронными первичными документами и сдавать отчетность в новом виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в наших выпусках. В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами и что нужно для начала обмена.

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с документооборотом. Десятки лет оттачивались схемы работы с бумажными документами. Сегодня на смену им пришли электронные. Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером.

Контрагент, получив документ, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние — нет. При этом именно последние ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Итак, вы решили передать контрагенту электронные документы. Каким образом будет выстраиваться взаимодействие, обе стороны решают самостоятельно. Выделяются два основных варианта:. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, в других случаях это необходимо.

Очевидное преимущество данного варианта — не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все файлы разрешается отправлять напрямую контрагенту.

Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети операторов, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Представители ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного взаимодействия с любыми электронными документами, и, самое главное, для работы со счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую? Первое и самое важное — при обмене напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина России от Обмен электронными документами через оператора ЭДО СФ — наиболее приемлемый вариант, поэтому рассмотрим его подробнее.

Для того чтобы начать работу в соответствующем сервисе, вам нужно:. Обеспечивать комфортную работу пользователям — их основная задача. В первую очередь свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Чтобы подключиться к сервису, необходимо зарегистрироваться по логину и паролю или по сертификату электронной подписи.

Непосредственно для начала работы клиенту требуется принять правила, подписать лицензионный договор публичную оферту , выбрать тариф и оплатить счет. Другой вариант — они предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах. Электронная подпись представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу.

Существует три вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Усиленная квалифицированная электронная подпись является аналогом собственноручной и печати на бумаге. Именно при ее наличии ФНС признает юридическую силу документа. Средство криптографической защиты информации СКЗИ — это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемые данные.

Она необходима в сервисах обмена для создания и проверки ЭП. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью операторов. Также у некоторых из них присутствует возможность работы с облачной электронной подписью. Например, абоненты Synerdocs могут заказать ее и активно использовать для подписания документов в сервисе. Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена.

Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов. Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент, — вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент — к другому.

Сегодня ряд ведущих операторов развивают и активно используют технологию роуминга. Также вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами. Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на такой метод — вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Второй вариант — работа с несколькими операторами. Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких компаний. Вы сами можете подключиться к ряду операторов либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Подведем небольшой итог: что бухгалтеру нужно знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую значимость документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора, достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и, если необходимо, средство криптографической защиты.

В-четвертых, для того чтобы начать обмен через него, достаточно зарегистрироваться в сервисе по сертификату электронной подписи, выбрать и оплатить подходящий тариф.

Но подписывать и отправлять документы возможно только в первом случае. Также мы расскажем о том, как отличить три вида подписи друг от друга.

Подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически значимым. И узнаем, что делать, чтобы сохранить его силу. Глава 2. Бухгалтеру об электронной подписи. Глава 3. Электронные документы - факты, законы и важные нюансы. Глава 4. Электронная налоговая отчетность: особенности взаимодействия с ФНС.

Глава 5. Хранение электронных документов: где и как. Глава 6. Что такое роуминг электронных документов. Глава 7. Выходим за границы. Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal. Мобильные решения: что выбрать бизнесу? Ставки сделаны на расширенный интеллект. Интеллектуальные инструменты ECM. Какую выгоду получат компании уже сегодня? Добрый день. А есть статьи и примеры внедрения внутреннего электронного документооборота бухгалтерских документов накладных, актов, наряд-заказов и тп?

При этом подписание ЭЦП "запускается" из бух. Войти Зарегистрироваться. Межкорпоративный документооборот внешний ЭДО Глава 1. Взгляд сверху: нужны ли перемены? Способы обмена Итак, вы решили передать контрагенту электронные документы. Карина Кассис, аналитик Synerdocs. Подключение к оператору В первую очередь свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты Получить соответствующие документы можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре Перечень аккредитованных УЦ.

Подключение контрагентов Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Вместо заключения Подведем небольшой итог: что бухгалтеру нужно знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Читать дальше Глава 2. Екатерина Михеева Мобильные решения: что выбрать бизнесу? Ставки сделаны на расширенный интеллект Интеллектуальные инструменты ECM.

От создания до просмотра один час. Электронное правосудие. Как оформить скриншот и выиграть дело 5 комментариев.

С чего начать переход на ЭДО

Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ.

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО. Сервисы реализованы в следующих программах:.

Обмен с контрагентами

Уже многие предприятия получают первичные документы счета и акты в электронном виде от таких компаний, как ПАО "Укртелеком", ЧАО "Киевстар", предприятия водоканала и др. Doc и Сота. Сервис "FREDO ДокМен" позволит сэкономить время и средства, уйдя от необходимости распечатывать и выдавать отправлять по почте бумажные копии бухгалтерских документов своим контрагентам. Обращаем внимание, что с Основное подключение". Дополнительное подключение". Основное подключение" и только на срок до окончания действия основного договора. Дополнительное подключение" на 1 месяц.

Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще труднее понять, как все это работает. Как начать обмен? Как работать с электронными первичными документами и сдавать отчетность в новом виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в наших выпусках.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Заказать демонстрацию.

В век современных технологий бухгалтерским службам организаций давно пора поэтапно начать отказываться от привычки работать с бумажными документами. Электронный документооборот - это не только удобно, но и неизбежно. С вступления в силу вышеуказанного закона появилось право обмениваться со своими контрагентами электронными договорами, актами, накладными и не только, а так же были определены условия, при выполнении которых электронные документы были признаны равнозначным аналогичным документам на бумажных носителях. Нельзя сказать, что сразу все организации приняли на вооружение это новшество.

Как запустить электронный документооборот между организациями

СБИС позволяет обмениваться электронными документами со своими клиентами, поставщиками, контролировать взаиморасчеты с партнерами или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом подписываются электронной подписью, а значит имеют юридическую силу. Если документ был отклонен, отправитель может исправить замечания и отослать корректировку, либо создать новый.

Основные действия при работе с программой производятся в форме Начальная страница , которая открывается при запуске. Слева расположены группы возможных действий, которые выполняются с электронными документами, и быстрые отборы для фильтрации списка; справа — список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Над списком электронных документов находятся соответствующие кнопки для выполнения операции с выбранным документом или несколькими документами одновременно. Созданные и загруженные документы учета отображаются в разделе Главное — Исходящие документы. Синхронизация данных может выполняться автоматически, по расписанию, либо вручную.

Что нужно знать про обмен электронными документами

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Итак, вы решили передать контрагенту электронные документы. Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив.

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках. В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

.

.

.

.

.

.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499)  Доб. 448Москва и область +7 (812)  Доб. 773Санкт-Петербург и область
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2020 plotnikovandrey.ru